To do 和 Done

February 20, 2012 |  by  |  Case Study, Productivity, TheNeXt Me

周末读到一篇 Y-combinator 推荐的文章 Why To-Do Lists Dont Work and Done Lists Do 。大致的内容就是说:

对于许多没有规定一定何时要完成的东西,check-lists 是没有意义的。

一张表列满了要做的事情,到了肚子咕咕叫要吃午饭时候可能那些一件一件的事情就显得没那么要紧了。一天快结束的时候,可能你对单子上事件和一早你列单子时候的意义都会不同。

更值得一提的是:我们常常先会挑选那些简单的、不耗时的、轻松的事情去做,然后最后才会考虑那些重要的麻烦的事情。结果是,勾 ☑ 打了不少,实际解决的有意义事情不多。

然后又提出:工作中应当列「完成事项」Done lists 来督促自己,把每天所完成的事情记录下来。还推荐了几款相关的 app。

(image credit: Jack Dorsey)

很早的时候我也开始尝试利用一些工具和方法实践过 To-do ,包括 GTD。

我的感受是:To-do-list 日常生活中可以作为一个有效的简便方法帮助自己可以不会漏掉要做的重要事情,好记性不如烂笔头。也可以帮助清理大脑减轻大脑负担。不用一直可以提醒自己还有什么还有什么。生活中应用最多的情形比如「购物清单」。另外我从去年逐渐养成了一个习惯,就是前天晚上或早晨出门前会仔细想想当日有哪些事情需要做,然后记在本子上,随时提醒自己也随时可以记录新的东西和想法。今年新年还特意送给自己一本 MOLESKINE

对于 Leo Widrich 在那篇文章中提到的 To-do lists 带来的困境,我觉得留言里 Shaun 说的很对:

If  your to-do list doesn’t work you’re doing it wrong.
I use a to-do short list.  3-5 high priority tasks and I start with the most uncomfortable item on the list.  It works.

上个月的读过几章节时间管理的书 Eat That Frog! 其中作者提到的第一个原则就是手头有几件事情时,挑那件最难最麻烦最不愿意做的先开始。和 Shaun 提到的观点一致。实事的确如此。

我也有过类似的体会,例如读书时候曾经一门课有 Group assignment(集体完成的作业),一共 2 道题目。显然其中一道比另一道要复杂麻烦的多,经过讨论小组选择了从较难的那一题开始,虽然有些让人咬牙切齿,开始的进度也有些慢,但是最终证明还是非常有效。结束了第一道题目后,第二道大家就显得格外轻松,不但提前完成了作业,而且把最初大家最好的精力投入了最困难的题目,在答题质量上也有了很好的保证。

另外,很多人都有实践过 Get Things Done (GTD) 。

我不是什么大忙人,没有什么项目和繁重的工作,也没有深入的去读过一些 GTD 方面的书籍。仅从我个人的实践体验来说说。

2010 年我更新过两条对 GTD 的理解:

1. GTD 从简单的生活经验来讲,你说一早开始工作的时候把要做的要处理的要拒绝的事儿都有个大概在本子上列出,花不了多少时间,却能换来一脑子的轻松。然后就挨个挨个处理呗。每个 project 也能类似的细节化(next-action)。

我最怕就是做事做到一半,脑子一浑,不知要做啥了。

2. GTD 开始的时候会感觉太麻烦,不如不做。因为要清空大脑,将一个个碎化的事件整理出来放到 Inbox,然后分门别类 (project),并量化每个 action。脑子清理过后,执行一次,以后就会顺利很多。只会越走越敏捷,越不会被随机出现的事件打乱安排。

后来我去年总结了一下:

1. 常常因为第一次整理,有点手忙脚乱,无从下手。好像满脑子都是要处理的事情,就是不知道从哪里开始。这里最重要的就是清空大脑,我选择有什么记录什么,全部倒出来(像是整理一箱子玩具,先拿哪个?摆在哪里?这不是在这一步要考虑的,全部从箱子里倒出来)然后才是你将这些东西归类,放入相应的标签(project、context)。

2. 如果脑子里真的没有了就没有,不用为了记录而记录。重要的事情总是会浮出来,吸引你的注意力。GTD 是帮住我们完成任务,慢慢的习惯养成,遇到要处理的就计入 Inbox,就不会拍落下要做得事情了。

3. 不要被随即出现的事情捣乱,并不是你看到来了一份邮件可能你一句话就可以的,就马上回复,不是什么好习惯,如果又来一封呢? 所以要得是把握主动权,主动处理,列入 Inbox,解决了当前的任务,然后还是依次列表里去处理。

当然,要依据情况而定,我的原则是:如果突发事件为重要、紧急事情并且可以在短时间内解决(5~10分钟),就直接解决掉。其他情况按照 Priority 放入相应代办列表,这样不会影响手头的工作,同时不会占用脑细胞惦记。

4. GTD 的三个动作 Collect、Process、Review,还是根据个人习惯和情况而定。

这只是我个人对于 GTD 的一些体会和感受。每个人都应该有自己不同的一套体系,而且也会随着自己工作和环境的变化不断的磨合改进。比如去年上学时候周末比较有空做些自己喜欢的事情,后来自己在 Wunderlist 里添加了两个 Lists:Saturday 和 Sunday。这样原本存入 Inbox 的几乎一半都可以直接入座了,省了不少事情。

再比如因为我比较偏向于直观的展现,也是我喜欢 Android 里的桌面便签(效果)的原因,所以我去年刚开始实践的时候非常推荐 Awesome Note 那款 app,里面有那个 sticker 效果的 Note。但后来我渐渐全部转移使用三款 app:

  • Wunderlist(iOS、Web、Mac)手机、电脑、网页端同步
  • Calvetica 强大的快速输入 Calendar
  • Simplenote(iOS、Web、Mac)记录一些想法,与 GTD 没有直接联系

再后来纸笔用的多了些,当时去年是因为在 Instagram 上看到 Jack Dorsey 在 Moleskine 上画的 To-do(本文题图),感觉特别好。那时也没有 Moleskine 记事本,就拿白纸学着 @jack 做了那几天的学习和其他安排。确实比单纯的 To-do List 要有层次感些,比较明了各个 task 的时间线,还有纸上打勾勾的成就感比较大一点哈。

但至于工具,虽说完全没有必要太纠结。如何 Get things done 最重要嘛!但是,我还是觉得,在意一些也挺好,你看到你喜欢的一些人用一些东西,如果条件允许下,可以帮助你做好事情,那也挺好。看到许多硅谷的极客都爱用 Pilot 的笔,我就也挺想把笔都换了。

昨天 @sofish 在 Twitter 上写道:

100 个人中有 30 个是有想法的,只有 10 个人去执行,只有 3 个人遇到困难还依然继续。今天看到这句话的时候感触好深,有时候执行远比我们想象中重要。想像一下,3 个遇到困难还继续前行的最终也可能只有 1 个成功。所以一个产品要做好不是那么容易的。…如果觉得不容易就不去做,那么等于没想法。

联想到贴在 Facebook 办公室的那句话:

Done is better than perfect. 比完美更重要的是完成。

推荐两篇具体实践 GTD 的文章:

你可以通过一些 app 来帮助自己 GTD,比如国内团队的一款 Doit.im 就是非常不错的客户端。新版有了很多改进,可以在这里找到:Doit.im app(有各个平台,免费)。如果你使用 iPhone,Crazybox 有一个 GTD 的应用集合,可以去看看。

最后,你是不是觉得这样很机械化,觉得生活没有了惊喜没有了乐趣? 其实这就是为了让你生活有序。当你在工作上顺畅的运用,自然可以节省大量不必要浪费的时间,将脑袋里的空间清理出来,留给「系统」来管理。你可以有更多的时间更好的和家人朋友分享。不必一边生活一边担心学习和工作。 

 



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17 Comments


  1. 我喜欢「100个人」那一段,结尾的联想真赞!

  2. 是的,现在每天让我满足的条件就是我比别人多完成了一些事情,而不是我要比别人多做多少事情。

  3. 非常有同感 用evernote做checklist 结果经常是勾打了不少 但那些困难的task都被忽略了

  4. 很有启发~我是有每天早上和每周一定作计划的习惯,但也常常把难事拖到最后。下次要尝试先做难的事。

  5. 偶然尝试 很难坚持

  6. 先做困难的事,最近开始实践了,果然效率有提高,每日计划越来越有动力!

  7. 之前用改Hosts的方法让Simplenote可以直接同步,现在不好用了啊
    请问lz是怎么解决的呢?(您不会不在天朝吧?)

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